<
Новинки

Хто і як повинен вести журнал обліку трудових книжок

  1. Вибачте за тимчасові незручності фіксується в книзі
  2. Оформлення книги обліку руху трудових книжок
  3. Зміст граф журналу реєстрації трудових книжок

Співробітник, оформляючи на роботу, здає трудову роботодавцю. Він повинен організувати облік документів. Саме для цього призначена книга обліку руху трудових книжок. Обов'язки за її заповнення покладаються на підрозділ, що займається кадровими питаннями.

Про термін зберігання трудових книжок написано тут .

Вибачте за тимчасові незручності фіксується в книзі

У журнал обліку трудових книжок вписується інформація про трудові всіх фізичних осіб, які працевлаштовані в організації. Вносить інформацію в книгу відповідальний співробітник, який документально оформляє прийом на роботу і звільнення в організації. Це може бути фахівець з кадрів, бухгалтер, діловод або будь-яке інше особа, призначена відповідним наказом керівника.

Відповідальний співробітник зобов'язаний вносити в книгу такі відомості:

  • прийняття трудової книжки від співробітника, який оформлюється на підприємство;
  • оформлення книжки для працівника, який працевлаштовується вперше;
  • оформлення дублікатів трудових;
  • видача вкладишів;
  • повернення під розпис книжки при звільненні.

Якщо книги обліку документів, пов'язаних з працею або виплатою винагороди в організації відсутні, то це є порушенням трудового законодавства. У підзаконних актах є вказівка ​​на обов'язок роботодавця організувати роботу з обліку трудових книжок.

Оформлення книги обліку руху трудових книжок

Книгу потрібно оформляти, дотримуючись таких вимог:

  • Книга повинна бути з твердою палітуркою, щоб зберігати свій зовнішній вигляд під час всього терміну використання (до повного заповнення).
  • На обкладинці пишеться найменування роботодавця, дати початку і закінчення записів, а також номер пломби.
  • Листи повинні бути оформлені відповідно до форми, яка була затверджена Постановою Мінпраці РФ № 69от 10.10.2003г.
  • Кожна сторінка обов'язково пронумеровується (допускається нумерація аркушів).
  • Книга прошивається, а скріплення ниток фіксується сургучною печаткою. Її не можна замінювати паперової наклейкою. Сургучева печатка для книги обліку трудових книжок повинна бути виконана у вигляді індикаторного пристрою одноразового використання та відповідати ГОСТ 31282-2004.
  • На останній сторінці, біля сургучною друку робиться завершительная напис: кількість аркушів (цифрою і прописом), дата початку ведення книги, ПІБ та посада уповноваженої особи.

Книгу обліку руху трудових книжок необхідно опломбувати. Зробити це можна кількома способами, наприклад, використавши спеціальну пломбу-наклейку або виготовити її самостійно з паперу: досить вирізати прямокутник розміром 3 на 7 сантиметрів і заклеїти їм кінці нитки.

Головне, щоб нитка була зафіксована "намертво", і витягнути її без розриву пломби було неможливо. На місці кріплення кінців ниток потрібно зробити запис про кількість аркушів в книзі, ПІБ відповідальної особи і підпис. А потім запевнити пломбу відбитком печатки організації.

Ці вимоги є актуальними для всіх підприємств, незалежно від форм власності.

Всі записи в книзі ведуться кульковою ручкою.

Заборонено застосування коректує рідини. При допущенні помилки відповідальний співробітник повинен перекреслити рядок густо зробити позначку, що запис недійсна. Також інформація про виправлення вказується на зворотному боці титульного аркуша.

Після заповнення книга зберігається у відповідального співробітника до того моменту, поки не будуть повернуті всі трудові, інформація про яких є в книзі. Далі вона зберігається в архіві до 75 років.

Зразок журналу обліку руху трудових книжок

Зміст граф журналу реєстрації трудових книжок

Зміст сторінок журналу має строгу форму. Вони мають такі графи:

деякі факти

Книга обліку руху трудових книжок необхідна
для порядку в роботі з трудовими книжками і для визначення відповідальності при втраті трудових книжці і вкладишів до них. Існуюче законодавство зобов'язує роботодавців мати, вести і зберігати даний документ (Розділ VI Правил, затверджених Постановою Уряду від 16.04.2003 № 225).

1 - номер запису п / п;
2, 3, 4 - дата оформлення і внесення інформації в трудову книжку або вкладиша по стандартам вказівки дат в службових документах - арабськими цифрами. Дата оформлення на роботу та заповнення трудової можуть бути різними, так як, згідно статті 66 ТК РФ, роботодавець робить запис в тому випадку, якщо працівник пропрацював у нього більше 5 днів. У такій ситуації доцільно вказувати дату прийому на роботу;
5 - П. І. Б. працівника повністю (вказувати ініціали заборонено);
6 - серія та номер трудової;
7 - посаду власника трудової книжки (якщо в подальшому співробітник переходить на іншу посаду, запис в книзі не змінюється);
8 - найменування підприємства і структурного підрозділу, де цей співробітник працює;
9 - номер і дата наказу про прийом на роботу;
10 - ПІБ та підпис особи, відповідальної за прийняття і заповнення трудової книжки;
11 - сума коштів, сплачена власником книжки в разі її оформлення на підприємстві, а також сума за вкладиші, якщо в них виникла необхідність. При відсутності такої оплати в графі ставиться прочерк;
12 - дата повернення трудової книжки власнику, якщо він звільнився з підприємства;
13 - підпис власника книжки, якщо вона вже була повернута.

Детально про те, як заповнювати книгу обліку руху трудових книжок дивіться у відео

Якщо в останній робочий день працівник не перебуває на робочому місці, то йому надсилається лист з повідомленням про необхідність забрати трудову особисто або дати згоду на відправку поштою. Копія цього листа вкладається в книгу. Також в 12-13 графах вказується дата відправки трудової поштою і номера відповідних поштових квитанцій.

Про правила заповнення трудової книжки докладно тут .

Якщо в період роботи в організації співробітникові було видано вкладиш, то він повинен розписатися при звільненні також і за його отримання (або ставиться відмітка про відправлення поштою).

Наявність книги контролюється трудової інспекцією. Якщо вона відсутня, роботодавцю можуть виписати штраф в сумі до 70000 рублів (стаття 5.27 ТК РФ).

Задавайте питання в коментарях до статті і отримаєте відповідь експерта